Þegar að gjöld eru greidd fyrirfram þarf að tryggja að þau séu færð á tímabilið sem þau tilheyra. Til þess eru gjöldin bakfærð og færðar sem skuld þar til þau falli til.
Fyrst þarf að byrja á því að stofna lykil sem heldur utan um fyrirfram greiddakostnaðinn. Það er gert eins og kemur fram á myndinni undir Bókhald > Bókhaldslyklar > Nýr bókhaldslykill.
Til þess að skuldfæra síðan þá er best að gera það í dagbókinni þar sem:
- Kredit er fært á Fyrir framgreiddur kostnaður, og
- Debit er fært á viðeigandi gjaldalykil
Þegar kemur að því tímabili sem gjöldin tilheyra er staðan gjaldfærð með dagbókarfærslu með öfugum formerkjum. Við það lækkar eignin og gjöldin færast á rétt tímabil.