Hægt er að lesa inn lista af reikningum úr Excel undir Sala > Reikningar > Aðgerðir > Hlaða upp skrá. Til að lesa inn Excel skjal þarf skjalið að vera á ákveðnu formi.
Formið er hægt að nálgast hér
Mikilvægt er að þetta form sé notað og ekki séu gerðar neinar breytingar á því. Skjalið má innihalda að hámarki 100 línur (haus undanskilinn).
Dálkar
Viðskiptavinur
Fyrstu 7 dálkar í hverri röð innihalda upplýsingar um viðskiptavin. Ef viðskiptavinur með viðkomandi kennitölu eða netfang finnst í viðskiptavinalista þá er sá viðskiptavinur notaður, annars er stofnaður nýr viðskiptavinur.
Kennitala: Kennitala viðskiptavinar. Ef íslensk kennitala er sett inn er óþarfi að setja inn nafn og heimilisfang.
Nafn: Netfang viðskiptavinar.
Nafn: Nafn viðskiptavinar.
Heimilisfang: Heimilisfang viðskiptavinar.
Póstnúmer: Póstnúmer viðskiptavinar.
Staður: Staður viðskiptavinar.
Land: Land viðskiptavinar.
Almennar upplýsingar
Næstu 9 dálkar innihalda almennar upplýsingar um reikninginn.
Gjaldmiðill: Gjaldmiðillinn sem reikningurinn er í, t.d. ISK fyrir íslenskar krónur. Eftirfarandi gjaldmiðlar er hægt að setja á reikning: ISK, EUR, USD, GBP, JPY, NOK, SEK, DKK, CHF, CAD, AUD, ZAR, HKD, NZD, PLN, RUB, CNY
Tilvísun/verk: Tilvísun eða verknúmer.
Athugasemd: Athugasemd við reikning. Hámark 1024 stafir.
Senda póst (já/nei): Ef senda á tölvupóst á viðskiptavin með reikning þá er þetta sett á "já". Ef ekkert er sett þá er ekki sendur tölvupóstur.
Greitt dags.: (valkvætt) Dagsetning sem reikningur var greiddur á forminu DD.MM.ÁÁÁÁ. Ef greiðsludagsetning er sett þá þarf greiðslumáti að vera settur líka.
Greiðslumáti (bókhaldslykill): (valkvætt) Kóði á bókhaldslykli sem skrá á greiðsluna á. Viðkomandi bókhaldslykill þarf að vera með hakað við "Tekur á móti greiðslum". Ef greiðslumáti er settur þá þarf greiðsludagsetning að vera sett líka.
Bókunardagsetning: Bókunardagsetning reiknings á forminu DD.MM.ÁÁÁÁ.
Gjalddagi: Gjalddagi reiknings á forminu DD.MM.ÁÁÁÁ. Má ekki vera á undan bókunardagsetningu. Ef krafa í netbanka er á bak við reikning þá má gjalddagi ekki vera fyrir daginn í dag.
Eindagi: Eindagi reiknings á forminu DD.MM.ÁÁÁÁ. Má ekki vera á undan gjalddaga. Ef krafa í netbanka er á bak við reikning þá má eindagi ekki vera fyrir daginn í dag.
Krafa í netbanka
Næstu 2 dálkar innihalda upplýsingar um kröfustofnun í netbanka. Athugið að ekki er hægt að stofna kröfu í netbanka og merkja reikning greiddan á sama tíma.
Stofna kröfu (já/nei): Ef stofna á kröfu í netbanka á viðskiptavin þá er þetta sett á "já". Ef ekkert er sett þá er ekki stofnuð krafa. Athugið að til að stofna kröfu í netbanka þarf að vera virk bankatenging með upplýsingum um innheimtuþjónustu.
Kennitala greiðanda: Ef senda á kröfu í netbanka á annan en viðskiptavin þá er kennitala viðkomandi sett hér. Ef engin kennitala er sett hjá greiðanda er kennitala viðskiptavinar notuð.
Rafrænn reikningur
Næstu 3 dálkar innihalda upplýsingar um hvort senda eigi rafrænan reikning í gegnum skeytamiðlara (XML skeyti) sem fer beint í bókhaldskerfi viðskiptavinar. Athugið að viðskiptavinur þarf að taka á móti rafrænum reikningum til að þetta sé hægt. Rukkað er fyrir rafræna reikninga samkvæmt verðskrá Payday.
Rafrænn reikningur (já/nei): Ef senda á reikning rafrænt á viðskiptavin þá er þetta sett á "já". Ef ekkert er sett þá er ekki sendur rafrænn reikningur.
GLN númer: Ef GLN númer er annað en kennitala viðskiptavinar þarf að taka það fram hér. Þetta á við hjá aðilum eins og t.d. Reykjavíkurborg, Hagkaup, Krónunni og Samkaupum. Í þessum tilvikum er GLN númerið 13 stafir.
Bókunarupplýsingar: Bókunarupplýsingar vegna rafræns reiknings, t.d. verknúmer eða tilvísun.
Reikningslína
Næstu 6 dálkar innihalda upplýsingar um línur reiknings. Ef allir dálkar fyrir framan eru tómir þá er gert ráð fyrir að þetta sé reikningslína sem tilheyrir röðinni fyrir ofan.
Lýsing: Lýsing á reikningslínu.
Magn: Magn á línu.
Einingarverð án vsk: Verð per einingu án vsk. Athugið að einungis á að taka fram verð með eða án vsk, ekki bæði.
Einingarverð m. vsk: Verð per einingu með vsk. Athugið að einungis á að taka fram verð með eða án vsk, ekki bæði.
VSK %: VSK prósenta fyrir línu. Getur verið 0, 11 eða 24.
Afsláttur %: Afsláttarprósenta á línu.
Mikilvægt er að lesa vel yfir skrána áður en henni er halað upp.